Page de garde d’un fax : que mettre ?

Ce qu’on écrit sur chaque ligne

Le guide des courriers que le ministère chargé de l’écologie a rédigé pour ses agents au début des années 2010 résume bien le rôle de cette page : elle permet d’identifier l’expéditeur, les destinataires et le nombre de pages télécopiées, et son texte peut aussi préciser la nature des documents envoyés. Ligne par ligne, cela donne :

• À (le destinataire) : le nom de la personne à qui le fax est destiné, et son service ou son organisme. Un numéro de fax sert parfois à tout un service : le nom et le service permettent de remettre les pages à la bonne personne. Recopiez-les tels qu’ils figurent sur son courrier ou son site. Sans nom, le service suffit, par exemple « Service comptabilité » ou « Accueil ».
• Fax : le numéro du destinataire, celui auquel vous envoyez. Si les pages arrivent sur un autre appareil, la personne qui les trouve voit où elles devaient aller.
• De (l’expéditeur) : votre nom, et celui de votre entreprise ou de votre association si vous écrivez en son nom. Donnez le nom sous lequel le destinataire vous connaît, celui de votre dossier, de votre contrat ou de votre commande.
• Téléphone et e-mail : un numéro où l’on peut vous joindre en journée, pour vous prévenir s’il manque une page ou si l’une d’elles est illisible. L’adresse e-mail est facultative. N’indiquez un numéro de fax pour la réponse que si vous pouvez vraiment y recevoir des fax : FaxTonic n’en reçoit pas et ne vous attribue pas de numéro.
• Date : le jour de l’envoi, et l’heure si elle compte. Cette date ne prouve pas que le fax est arrivé : ce que confirme l’appareil du destinataire, et ce qu’il faut garder, est expliqué dans Savoir si un fax est bien arrivé.
• Nombre de pages : le total, en précisant si la page de garde est comprise, par exemple « 4 pages, page de garde comprise ». Le destinataire vérifie ainsi qu’il ne manque rien. Si vous envoyez un long document en deux fax, indiquez-le dans l’objet de chacun : « envoi 1 sur 2 », puis « envoi 2 sur 2 ».
• Objet : une ligne qui dit de quoi il s’agit : le nom d’un formulaire, « Bon de commande signé », ou la référence que le destinataire vous a demandé de rappeler, comme un numéro de dossier ou de client.
• Message : deux ou trois lignes au plus, pour dire ce qui est joint et ce que vous attendez du destinataire.
• Mention de confidentialité : une phrase en bas de page qui précise que le fax s’adresse uniquement au destinataire indiqué, et demande à toute autre personne qui le reçoit de prévenir l’expéditeur et de le détruire.

La mention de confidentialité : ce qu’elle fait et ce qu’elle ne fait pas

Cette mention s’adresse à la personne qui relève les fax à l’arrivée. Elle lui signale que le document doit aller directement à la personne nommée, et elle dit à celui qui l’aurait reçu par erreur qu’il ne lui est pas destiné et ce qu’il doit en faire.

Ce n’est qu’une demande : elle n’empêche personne de lire la page de garde ni les pages suivantes, et ne rattrape pas un fax parti vers un mauvais numéro. Elle ne fait pas non plus de la page de garde un endroit sûr pour des informations personnelles.

Ce qui protège vraiment un fax, c’est qu’il arrive au bon numéro, sur un appareil que seules les bonnes personnes consultent. Dans ses recommandations aux organismes qui utilisent le fax, la CNIL recommande ainsi d’installer l’appareil dans un local physiquement contrôlé, accessible au seul personnel habilité, et de préenregistrer dans son carnet d’adresses les numéros des destinataires. De votre côté :

• Vérifiez le numéro chiffre par chiffre avant de payer, sur le courrier, le formulaire ou le site du destinataire. FaxTonic vérifie qu’un numéro est valide pour son pays, mais ne peut pas savoir si c’est celui que vous vouliez, et un fax remis à un mauvais numéro n’est pas remboursé.
• Pour un document délicat, appelez avant l’envoi : quelqu’un pourra guetter l’appareil et prendre les pages dès leur arrivée.

Ce qu’il vaut mieux ne pas mettre sur la page de garde

La page de garde est la première chose que voit quiconque passe devant le télécopieur. L’appareil peut servir à tout un service, et les pages rester dans le bac jusqu’à ce que quelqu’un vienne les chercher. Mieux vaut donc n’y écrire que ce qui sert à acheminer le fax, et garder le reste pour les pages qui suivent :

• Les données personnelles : numéro de sécurité sociale, coordonnées bancaires, numéro de carte, date de naissance, mot de passe ou code d’accès. Si le destinataire a besoin d’un numéro pour retrouver votre dossier, donnez la référence qu’il vous a lui-même communiquée, sauf s’il vous demande autre chose.
• Le fond de l’affaire : votre situation personnelle, des montants, les raisons d’une demande. Un objet comme « Réclamation, commande n° 2026-118 » suffit ; les explications vont dans le courrier qui suit.
• Les informations sur d’autres personnes qui ne servent pas à faire parvenir le fax.
• Un long texte : au-delà de quelques lignes, rédigez plutôt une lettre, placée juste après la page de garde.
• Les logos, fonds sombres et cadres grisés d’un modèle trop chargé. Un fax arrive en noir et blanc : les zones sombres y deviennent une trame de points serrés, et les traits pâles s’effacent. Voir Préparer un document pour le fax.

Quand le destinataire impose sa page de garde ou son formulaire

Certains destinataires fournissent leur propre page de garde, parfois appelée bordereau d’envoi ou bordereau de transmission, ou demandent qu’on leur faxe un formulaire précis. Leurs consignes passent avant les vôtres : leur document peut leur servir à rattacher le fax au bon dossier.

Si l’on vous remet un bordereau à remplir, complétez chaque rubrique : la liste des pièces jointes et leur nombre comptent autant que vos coordonnées.

Avec FaxTonic, la page de garde offerte, quand elle est activée, est toujours la première page du fax, et vos fichiers suivent dans l’ordre que vous choisissez. Selon ce que le destinataire vous a remis :

• Sa page de garde ou son bordereau doit ouvrir le fax : désactivez Ajouter une page de garde et faites de son document la première page, soit en tête de votre PDF, soit comme fichier à part, remonté en haut de la liste avec les flèches. Sinon, sa page n’arriverait qu’en deuxième position, derrière celle de FaxTonic, et deux pages de garde à la suite prêtent à confusion.
• Il demande seulement certaines mentions : la page de garde de FaxTonic peut faire l’affaire. Remplissez les champs d’après sa liste, mettez dans le message ce qui n’a pas de champ prévu, et comparez l’aperçu à sa liste avant de payer.
• Il vous envoie un formulaire à remplir, pas une page de garde : ce formulaire fait partie de votre document. Gardez la page de garde de FaxTonic devant, sauf si le destinataire demande que son formulaire soit la première page. Pour remplir et signer un PDF, voir Signer un document et l’envoyer par fax.

Quelques précautions avec le document du destinataire :

• S’il vous l’a envoyé en PDF, remplissez-le, enregistrez-le et ajoutez ce fichier plutôt que la photo d’un tirage papier.
• S’il n’existe que sur papier, remplissez-le à la main et numérisez-le avec le reste, comme l’explique Envoyer une photo ou un scan par fax.
• S’il demande le nombre de pages, vérifiez si sa propre page doit être comptée : FaxTonic affiche le nombre de pages du fax dès que vous ajoutez vos fichiers, puis de nouveau avant le paiement.
• S’il prévoit une case pour votre numéro de fax, indiquez-y plutôt un téléphone ou une adresse e-mail.

Page de garde désactivée, FaxTonic n’ajoute aucune page de son cru : votre nom et votre téléphone n’apparaissent que là où le document du destinataire ou vos propres pages les indiquent. Les pages reçues peuvent toutefois porter en haut une ligne d’en-tête, ajoutée pendant la transmission, avec la date, l’heure, le numéro d’envoi de FaxTonic et le numéro de la page.

La page de garde gratuite de FaxTonic

Chaque fax FaxTonic commence par une page de garde, sauf si vous la désactivez. Elle ne vous est pas facturée, mais elle compte parmi les 20 pages qu’un fax peut contenir. Vous la remplissez à la première étape, sous la liste de vos fichiers : ses champs apparaissent sous l’interrupteur Ajouter une page de garde.

• Seul Votre nom est obligatoire. S’il manque, FaxTonic vous le demande avant d’aller plus loin : « Indiquez votre nom : la page de garde doit dire qui envoie le fax. » Remplissez aussi Votre numéro de téléphone : c’est par là que le destinataire pourra vous joindre.
• Les autres champs sont facultatifs, et un champ laissé vide n’est pas imprimé : la page ne garde pas de ligne blanche.
• Malgré son intitulé, la ligne Date d’envoi donne le moment où vous avez demandé le total, pas celui de la transmission : le fax ne part qu’après le paiement.
• Un message trop long pour la page est coupé au-dessus de la mention de confidentialité. Restez bref, et relisez l’aperçu.
• La mention imprimée dit : « Confidentiel : ce fax s’adresse uniquement au destinataire indiqué ci-dessus et peut contenir des informations privées. Si vous l’avez reçu par erreur, veuillez en avertir l’expéditeur et le détruire. » La case est cochée au départ : laissez-la ainsi.
• La page ne porte ni logo de FaxTonic ni publicité. Avant le paiement, la dernière étape la montre sous le titre Votre page de garde, « telle que le destinataire la recevra » ; Agrandir permet de la lire en grand.
• Pour envoyer sans elle, désactivez Ajouter une page de garde : le fax commence alors par votre première page. Faites-le quand le destinataire impose sa propre page de garde, quand votre document compte déjà 20 pages, ou si vous préférez la vôtre. Dans ce cas, enregistrez-la en PDF, car les fichiers Word ne sont pas acceptés, et ajoutez-la en premier.

Préparer la page de garde et envoyer le fax avec FaxTonic

1. Ouvrez FaxTonic et ajoutez votre document : FaxTonic accepte les fichiers PDF, JPEG et PNG. Si le destinataire vous a donné sa propre page de garde, placez-la en premier et désactivez Ajouter une page de garde.
2. Sinon, remplissez la page de garde offerte : votre nom, un numéro de téléphone, le destinataire, l’objet et, si besoin, quelques lignes de message. Laissez la mention de confidentialité cochée.
3. Choisissez le pays et saisissez le numéro de fax, qui s’imprimera lui aussi sur la page de garde, puis cliquez sur Voir le total.
4. Relisez Votre page de garde et vérifiez le total, 1,49 € la page vers la France, page de garde non facturée. Payez par carte.
5. Gardez le lien de la page de suivi et revenez-y jusqu’à ce qu’elle affiche Remis. Si le fax ne passe pas, voir Fax qui ne passe pas.