Savoir si un fax est bien arrivé

Ce que confirme l’appareil du destinataire

Un fax ne voyage pas comme un e-mail : il part pendant un appel entre l’appareil de l’expéditeur et celui du destinataire, télécopieur ou service de fax. Une fois les pages reçues, l’appareil du destinataire en confirme la réception. C’est cette confirmation qui permet de dire que le fax est arrivé, et c’est elle qui fait passer un fax FaxTonic à Remis.

Elle établit que les pages sont parvenues à un appareil de fax, au numéro composé. Elle ne va pas plus loin :

• Le numéro composé peut être faux. Si un télécopieur répond à un numéro mal saisi, c’est lui qui confirme la réception.
• Le fax n’a peut-être encore été vu par personne. Un appareil à court de papier ou d’encre peut garder les fax reçus en mémoire sans les imprimer ; selon son réglage, il peut aussi les transférer vers un ordinateur, un autre numéro de fax ou un service en ligne.

Le rapport d’un télécopieur classique

Un télécopieur de bureau peut imprimer, après un envoi, un rapport qui en donne le résultat. Son nom et son contenu varient d’un fabricant à l’autre :

• Brother : le manuel de plusieurs multifonctions de la marque décrit un « rapport de vérification de l’envoi ». Il indique le nom ou le numéro de fax du destinataire, la date et l’heure de la transmission, sa durée, le nombre de pages envoyées, et si la transmission a abouti : OK s’affiche alors à côté de RESULT, ERREUR en cas d’échec. Selon le réglage choisi, l’appareil l’imprime après chaque fax ou seulement en cas d’erreur, avec ou sans une partie de la première page, ou ne l’imprime pas. Le journal des fax de ces appareils récapitule les 200 derniers fax envoyés et reçus.
• Canon : le manuel des MAXIFY MB2000 parle de « RAPPORT EMISSION » et de « RAPPORT ERREUR EM ». Par défaut, l’appareil n’imprime ce rapport qu’en cas d’erreur d’émission, mais il peut être réglé pour l’imprimer après chaque envoi. Son « RAPPORT ACTIVITE » reprend les derniers fax envoyés et reçus.

Ce rapport reste chez l’expéditeur. De son côté, le destinataire peut retrouver les fax reçus dans le journal ou le rapport d’activité de son propre appareil.

FaxTonic n’imprime pas de rapport de ce genre et n’en fournit pas : ni rapport de transmission, ni confirmation en PDF. Si l’on vous demande le rapport de transmission d’un fax envoyé avec FaxTonic, expliquez que vous l’avez envoyé en ligne et demandez si une capture d’écran de la page de suivi peut convenir, en notant à part le numéro complet et l’année.

Ce que signifie « Remis » sur la page de suivi

Une fois le fax payé, sa page de suivi se met à jour toute seule. Elle passe à Remis quand l’appareil du destinataire a confirmé la réception : le titre devient « Votre fax est arrivé », avec le nombre de pages reçues, et la ligne Remise du suivi porte la mention « Confirmée par l’appareil du destinataire ».

• L’heure indiquée à la ligne Remise est celle à laquelle FaxTonic a enregistré cette confirmation. Elle apparaît dans le fuseau horaire de votre téléphone ou de votre ordinateur, sans le nom du fuseau.
• La date s’affiche sans l’année : notez l’année vous-même à côté de votre capture d’écran.
• Le numéro est masqué : la page n’en montre que l’indicatif du pays et les deux derniers chiffres, par exemple « +33 •••••••00 ». Environ 30 jours après la fin de l’envoi, même cette partie disparaît. Gardez le numéro complet ailleurs.
• Les autres informations sont le nombre de pages, le montant payé, la date de création du fax et sa référence.

Cette page est votre trace de l’envoi. Faites-en une capture d’écran dès qu’elle affiche Remis, et gardez son lien : sans compte FaxTonic, c’est le seul moyen de la rouvrir. Toute personne qui a ce lien peut aussi ouvrir la page : ne le transmettez donc qu’aux personnes qui en ont besoin.

Si la page affiche Non remis · remboursement en cours, le fax n’est pas arrivé. Le remboursement est automatique, déduction faite de frais de 0,25 € + 2,9 %, et il est intégral si notre prestataire de fax a refusé le fax au moment où nous le lui avons transmis. Le détail est dans la politique de remboursement.

Le reçu de paiement

Juste avant le paiement, FaxTonic propose un champ Adresse e-mail pour le reçu. Si vous le remplissez, Stripe, notre prestataire de paiement, peut vous envoyer un reçu à cette adresse, que FaxTonic ne conserve pas.

Ce reçu porte sur le paiement, pas sur la remise du fax. C’est la page de suivi qui dit si le fax est arrivé : gardez les deux ensemble.

Si le destinataire dit n’avoir rien reçu

Regardez d’abord la page de suivi. Si elle affiche Non remis ou Remboursé, le fax n’est pas arrivé : les causes possibles et ce qu’il faut vérifier avant de le renvoyer sont dans Fax qui ne passe pas. Si elle affiche Remis, un appareil a bien reçu les pages, et il reste à savoir lequel :

1. Vérifiez le numéro. Comparez les deux derniers chiffres affichés avec le numéro que vous aviez noté, puis avec celui qui figure sur le courrier ou le formulaire du destinataire.
2. Appelez le destinataire. Donnez-lui le jour, l’heure de la remise et le nombre de pages. Il pourra chercher le fax dans le journal de son appareil, ou là où ses fax sont transférés.
3. Si le numéro était faux, envoyez un nouveau fax au bon numéro. Un fax remis n’est pas remboursé, même s’il est arrivé chez quelqu’un d’autre.

Un délai à respecter ou un envoi qui pourrait être contesté

FaxTonic ne peut pas vous dire si un fax suffit dans votre situation, ni ce qui sera admis en cas de désaccord, et ce guide ne donne pas de conseil juridique. Quelques précautions pratiques :

• N’attendez pas le dernier moment. Un fax peut ne pas passer, par exemple si la ligne est occupée, et il faut alors en envoyer un nouveau. Pour une démarche à date fixe, comme une constitution de partie civile, envoyez-le tôt.
• Gardez tout ensemble : la capture d’écran de la page de suivi, le numéro complet, la date avec l’année, le reçu de paiement et une copie du document envoyé. FaxTonic efface votre document dès que le fax est remis : la seule copie est la vôtre.
• Demandez au destinataire de confirmer la réception, par exemple par un e-mail.
• Si l’on vous demande une lettre recommandée, renseignez-vous avant d’envoyer un fax à la place : ce sont deux modes d’envoi différents. Selon Service-Public.fr, le recommandé est obligatoire pour certains courriers, comme la résiliation d’un bail d’habitation, et une lettre recommandée électronique a la même valeur juridique qu’une lettre recommandée papier si elle remplit certaines conditions.

En cas de doute, demandez au destinataire comment lui transmettre le document, ou consultez un professionnel du droit si l’enjeu le justifie.

Suivre la remise de votre fax avec FaxTonic

1. Ouvrez FaxTonic et ajoutez votre document. Sur la page de garde offerte, indiquez votre nom et un numéro de téléphone : le destinataire saura qui appeler s’il lui manque des pages.
2. Choisissez le pays, saisissez le numéro de fax et recopiez-le en entier de votre côté.
3. Indiquez une adresse e-mail si vous voulez le reçu, puis payez par carte : 1,49 € la page vers la France.
4. Laissez la page de suivi ouverte : elle se met à jour toute seule jusqu’au résultat, Remis ou Non remis.
5. Faites une capture d’écran, notez l’année et gardez le lien de la page.