Faxnummer herausfinden und richtig eingeben

Wo die Faxnummer steht

Nehmen Sie die Nummer aus einer möglichst neuen Quelle. Nach dem Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz gehen Faxe nicht nur durch Vertippen an falsche Empfänger, sondern auch, weil eine veraltete Nummer benutzt wird.

• Ein Schreiben des Empfängers: Briefkopf oder Fußzeile eines Briefs, Bescheids oder Vertrags. Antworten Sie auf ein Schreiben einer Behörde oder eines Gerichts, nehmen Sie die Nummer aus genau diesem Schreiben.
• Rechnung und Vertragsunterlagen: Bei einem Vertrag sehen Sie auf der letzten Rechnung oder in den Vertragsunterlagen nach. Für eine Kündigung lesen Sie auch Kündigung per Fax.
• Die Website: unter „Kontakt“ oder im Impressum. Eine Faxnummer muss dort nicht stehen: Nach deutschem Recht verlangt § 5 des Digitale-Dienste-Gesetzes von geschäftsmäßigen Anbietern unter anderem Name, Anschrift und eine E-Mail-Adresse, aber keine Faxnummer. Fehlt sie, fragen Sie per E-Mail nach.
• Eine Nummer je Abteilung: Manche Behörden und Gerichte haben mehrere Faxnummern. Das Amtsgericht Forchheim zum Beispiel nennt für neun Abteilungen, vom Betreuungsgericht bis zur Rechtsantragstelle, eigene Nummern, die sich nur in der Durchwahl am Ende unterscheiden. Nehmen Sie die Nummer der Abteilung, die Ihre Sache bearbeitet.
• Verzeichnisse: Ein Eintrag in einem Telefon- oder Branchenverzeichnis kann veraltet sein. Gleichen Sie eine Nummer von dort mit der Website oder einem Schreiben des Empfängers ab. Für Gerichte und Finanzämter helfen die Ratgeber Fax ans Gericht ohne Anwalt und Einspruch beim Finanzamt per Fax.
• Nachfragen: Rufen Sie an oder schreiben Sie eine E-Mail und lassen Sie sich die Faxnummer nennen. Das empfiehlt sich vor allem beim ersten Fax an einen Empfänger oder nach längerer Pause; so rät es der bayerische Landesdatenschutzbeauftragte auch Behörden.

Suchen Sie eine eigene Faxnummer, um Faxe zu empfangen: FaxTonic vergibt keine. Welche Wege es gibt, steht im Ratgeber Faxgerät kaufen oder online faxen?.

Woran Sie eine Faxnummer erkennen

Eine Faxnummer sieht meist aus wie eine Telefonnummer im Festnetz: Vorwahl, Rufnummer, manchmal eine Durchwahl. Zu erkennen ist sie nur an der Bezeichnung davor, meist „Fax“ oder „Telefax“. Telefon- und Faxnummer können sich stark ähneln, etwa „Telefon 0221 12345-0“ und „Telefax 0221 12345-99“. Schreiben Sie also die richtige Zeile ab.

Beginnt eine Nummer mit 015, 016 oder 017, gehört sie zu den Bereichen, die die Bundesnetzagentur für Mobile Dienste vorsieht. Das ist eine Handynummer, keine Faxnummer.

Ob unter der Nummer wirklich ein Faxgerät antwortet, hören Sie, wenn Sie sie vorher mit dem Telefon anrufen: Ein Faxgerät meldet sich mit Faxtönen statt mit einer Stimme oder Ansage. Bleiben die Faxtöne aus, ist es nach Brother keine funktionierende Faxnummer, und Sie fragen besser nach. Was eine Stimme oder Mailbox am anderen Ende bedeutet, steht im Ratgeber Fax kommt nicht an.

Die Nummer bei FaxTonic richtig eingeben

Bei FaxTonic wählen Sie zuerst das Land. Für Deutschland steht dann +49 schon vor dem Feld, dazu der Hinweis „Deutschland: Geben Sie die Nummer ohne +49 ein.“ Tippen Sie die Nummer also so, wie sie in Deutschland geschrieben wird, mit der 0 der Vorwahl. Steht sie in der Vorlage mit +49 oder 0049, erkennt FaxTonic sie auch so. Ein paar Schreibweisen und wie Sie sie eingeben:

• Geben Sie die Durchwahl immer mit ein. Die Ziffern nach dem Bindestrich gehören zur Nummer. Ohne sie erreichen Sie die Zentrale oder eine andere Nebenstelle, und FaxTonic merkt das nicht, weil auch die kürzere Nummer gültig sein kann.
• Lassen Sie Wörter wie „Fax“, „Telefax“ oder „Tel.“ weg, auch wenn Sie die Nummer von einer Website kopieren. Mit solchen Zusätzen lehnt FaxTonic die Nummer ab, sobald Sie auf „Gesamtpreis berechnen“ klicken, und meldet „Diese Nummer erkennen wir nicht als Faxnummer.“
• Wählen Sie keine zusätzliche 0 vor. An manchen Telefonanlagen muss vor externen Nummern eine 0 gewählt werden. Eine vergessene oder falsch gewählte 0 dieser Art ist nach dem bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten eine der Ursachen für Faxe an falsche Empfänger. Bei FaxTonic wählen Sie nicht über eine Telefonanlage: Die Nummer beginnt mit der Vorwahl. Sonst kann FaxTonic die Nummer als Auslandsnummer lesen, etwa als Nummer in Frankreich mit +33. Achten Sie im Schritt „Prüfen und bezahlen“ deshalb auch darauf, dass die Nummer mit +49 beginnt.
• Lassen Sie die 011 weg, mit der man aus den USA und Kanada ins Ausland wählt. Wie Sie aus dem Ausland nach Deutschland faxen, steht in Fax aus dem Ausland nach Deutschland senden.
• Vergleichen Sie die Nummer vor dem Bezahlen. Im Schritt „Prüfen und bezahlen“ steht sie unter „Faxnummer“ im internationalen Format, aus 030 1234567 wird dort +49 30 1234567. In diesem Format druckt FaxTonic sie auch aufs Deckblatt.

Für eine Faxnummer im Ausland wählen Sie das Land des Empfängers. Vorwahlen und Nummernformate stehen in Fax ins Ausland und Fax in die USA oder nach Kanada.

Was die Prüfung erkennt und was nicht

FaxTonic prüft die Nummer, wenn Sie auf „Gesamtpreis berechnen“ klicken, also bevor Sie bezahlen. Eine Nummer, die für das gewählte Land ungültig ist oder an die FaxTonic nicht sendet, wird dabei abgelehnt.

Eine fehlende oder überzählige Ziffer fällt bei einer deutschen Nummer dagegen oft nicht auf. Deutsche Rufnummern sind nicht alle gleich lang: Schon die Ortsnetzkennzahl hat nach der Bundesnetzagentur zwei bis fünf Stellen. Eine Nummer mit einer Ziffer zu wenig oder zu viel kann deshalb ebenso gültig sein wie die richtige. In Frankreich und Spanien, wo Nummern eine feste Länge haben, fällt eine fehlende Ziffer auf.

Ob unter einer gültigen Nummer ein Faxgerät steht und ob es dem richtigen Empfänger gehört, kann FaxTonic nicht wissen. Nimmt dort kein Faxgerät ab, scheitert das Fax, und wir erstatten den Preis abzüglich einer Gebühr von 0,25 € + 2,9 %, den vollen Preis nur, wenn unser Faxdienstleister das Fax schon bei der Übergabe ablehnt. Hat dagegen ein fremdes Empfangsgerät das Fax bestätigt, gibt es keine Erstattung. Vergleichen Sie deshalb Ziffer für Ziffer mit der Vorlage. Welche Meldungen bei einer abgelehnten Nummer erscheinen, steht im Ratgeber Fax kommt nicht an.

Handy- und Sondernummern

Ein Fax an eine Handynummer kommt nicht an, denn Mobiltelefone können keine Faxe empfangen. FaxTonic lehnt Nummern mit 015, 016 und 017 deshalb vor der Zahlung ab, eine Handynummer mit der Meldung „Das ist eine Mobilfunknummer – Mobiltelefone können keine Faxe empfangen.“ Berechnet wird nichts.

Haben Sie vom Empfänger nur eine Handynummer, fragen Sie nach einer Faxnummer im Festnetz. Wer kein Faxgerät hat, empfängt Faxe vielleicht über seinen E-Mail-Anbieter. Bei Privatleuten ist das nach dem bayerischen Landesdatenschutzbeauftragten verbreitet. Fragen Sie in diesem Fall nach der Nummer dafür, oder schicken Sie Ihr Schreiben per E-Mail oder Post.

Auch Premium-Dienste mit 0900, Service-Dienste-Rufnummern mit 0180 und persönliche Rufnummern mit 0700 lehnt FaxTonic ab. Welche Meldung dann erscheint, steht im Ratgeber Fax kommt nicht an. Angenommen werden dagegen 0800-Nummern, die für Anrufende nach der Bundesnetzagentur entgeltfrei sind: Bei FaxTonic zahlen Sie trotzdem 1,49 € pro Seite, und die Zustellung kann FaxTonic nicht zusichern. Auch nationale Teilnehmerrufnummern mit 032 nimmt FaxTonic an, wenn sie vollständig sind: Auf die 32 folgen nach der Bundesnetzagentur neun Ziffern.

In den USA und in Kanada sieht eine Handynummer aus wie eine Festnetznummer, dort kann FaxTonic sie nicht erkennen. Mehr dazu in Fax in die USA oder nach Kanada.

Faxnummer bei FaxTonic eingeben und senden

1. Öffnen Sie FaxTonic, fügen Sie Ihr Dokument hinzu und füllen Sie das kostenlose Deckblatt aus, oder schalten Sie es aus.
2. Wählen Sie unter „Land“ das Land des Empfängers, für eine deutsche Nummer Deutschland.
3. Geben Sie unter „Faxnummer“ die Nummer mit Vorwahl und, falls vorhanden, Durchwahl ein und klicken Sie auf „Gesamtpreis berechnen“.
4. Vergleichen Sie die angezeigte Nummer mit Ihrer Vorlage, prüfen Sie den Gesamtpreis und bezahlen Sie per Karte.
5. Verfolgen Sie auf der Statusseite, ob das Empfangsgerät das Fax bestätigt.