Fax-Deckblatt: Was gehört drauf?

Die Angaben und wozu sie dienen

Ein Deckblatt hilft vor allem dem Empfänger, etwa in einer Behörde, in der eingehende Faxe zuerst bei einer zentralen Poststelle ankommen. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) empfiehlt Behörden und Unternehmen ein einheitliches Faxdeckblatt immer dann, wenn sich Absender und Empfänger nicht schon aus dem Schreiben selbst ergeben. Mindestens gehören nach dem BSI darauf: die absendende Organisation mit einem Ansprechpartner, das Datum, die Seitenzahl, ein Dringlichkeitsvermerk sowie Name und Organisation des Empfängers. Die Angaben im Einzelnen:

• Empfänger: der Name der Person und ihre Organisation, bei Behörden und größeren Firmen auch die Abteilung. So erreicht das Fax die richtige Person, auch wenn es zuerst in einer Poststelle landet.
• Faxnummer des Empfängers: Daran sieht man, an welche Nummer das Fax gegangen ist. Kommt es am falschen Gerät an, fällt das dort auf.
• Absender: Ihr Name und, wenn Sie für eine Firma, eine Praxis oder einen Verein schreiben, deren Name. Ihre Anschrift muss nicht aufs Deckblatt, wenn sie schon im Schreiben steht.
• Telefonnummer oder E-Mail-Adresse: Darüber meldet sich der Empfänger, wenn Seiten fehlen oder sich nicht lesen lassen.
• Ihre eigene Faxnummer gehört nur dann aufs Deckblatt, wenn Sie unter ihr auch Faxe empfangen. FaxTonic sendet nur und gibt Ihnen keine Faxnummer für Antworten: Nennen Sie dafür Telefon oder E-Mail.
• Datum: der Tag, an dem Sie das Fax senden. Schicken Sie dasselbe Schreiben ein zweites Mal, kann der Empfänger die Faxe daran auseinanderhalten. Das Deckblatt von FaxTonic setzt Datum und Uhrzeit selbst ein.
• Seitenzahl einschließlich Deckblatt: Damit prüft der Empfänger, ob alles angekommen ist. Zählen Sie das Deckblatt mit: Drei Seiten Schreiben ergeben vier Seiten Fax.
• Betreff: worum es geht, in wenigen Worten, dazu das Zeichen, unter dem der Empfänger Ihre Sache führt, etwa Aktenzeichen, Kunden-, Vertrags- oder Steuernummer. Auch ein Dringlichkeitsvermerk, wie ihn das BSI vorsieht, passt hierher, zum Beispiel „Eilt: Frist am 3. November“.
• Kurze Mitteilung: zwei oder drei Sätze, etwa was beiliegt oder worum Sie bitten. Sie können darin auch darum bitten, den Empfang kurz telefonisch zu bestätigen. Der eigentliche Text gehört ins Schreiben.
• Unterschrift: Das Deckblatt von FaxTonic hat kein Feld dafür. Muss Ihr Schreiben unterschrieben sein, unterschreiben Sie es von Hand, bevor Sie es scannen oder fotografieren. Was bei Gerichten gilt, erklärt der Ratgeber Fax ans Gericht ohne Anwalt.

Der Vertraulichkeitshinweis: was er leistet und was nicht

Der Vertraulichkeitshinweis bittet jemanden, der das Fax irrtümlich erhält, den Absender zu benachrichtigen und das Fax zu vernichten. Bei FaxTonic lautet er: „Vertraulich: Dieses Fax ist ausschließlich für den oben genannten Empfänger bestimmt und kann vertrauliche Informationen enthalten. Sollten Sie es irrtümlich erhalten haben, benachrichtigen Sie bitte den Absender und vernichten Sie das Fax.“

Mehr als eine Bitte ist der Hinweis nicht:

• Er verbirgt nichts. Wer am Empfangsgerät steht, kann das Fax lesen. Laut dem Bayerischen Landesbeauftragten für den Datenschutz steht ein Faxgerät häufig dort, wo mehrere Beschäftigte oder die Mitglieder eines Haushalts Zugriff haben. Bei Privatleuten kommt ein Fax oft nicht an einem klassischen Faxgerät an, sondern zum Beispiel über einen E-Mail-Anbieter.
• Er holt nichts zurück. Ging das Fax an eine falsche Nummer, liegt es dort, mit oder ohne Hinweis.
• Er macht das Fax nicht zu einem sicheren Weg. Das Amtsgericht Forchheim etwa schreibt auf seiner Seite mit den Faxnummern, die Übermittlung per Fax sei kein sicherer Kommunikationsweg.

Bei vertraulichem Inhalt hilft eher, was das BSI Behörden und Unternehmen rät: wichtige Faxe vorher ankündigen, etwa per Telefon, und sich danach bestätigen lassen, dass alles vollständig angekommen ist. Für sensible Inhalte rät der bayerische Landesdatenschutzbeauftragte Behörden außerdem, zuerst zu prüfen, ob es einen anderen geeigneten Weg gibt, etwa die Post. Fragen Sie im Zweifel, ob dem Empfänger ein anderer Weg lieber ist.

Was nicht aufs Deckblatt gehört

Das Deckblatt sieht jeder, durch dessen Hände das Fax geht: wer das Gerät leert, die Poststelle, vielleicht eine Vertretung. Schreiben Sie deshalb nur darauf, was zum Zustellen und Zuordnen nötig ist.

• Einzelheiten zur Sache: Ein Aktenzeichen oder eine Kundennummer im Betreff hilft beim Zuordnen. Begründungen, Beträge und persönliche Umstände stehen im Schreiben, nicht auf dem Deckblatt.
• Kontodaten, Kartennummern, Passwörter und Zugangscodes haben auf dem Deckblatt nichts zu suchen.
• Lange Texte: Auf dem Deckblatt von FaxTonic hat die Mitteilung nur begrenzt Platz: Was nicht mehr passt, wird abgeschnitten. Einen längeren Text legen Sie als eigene Seite bei.
• Große Logos und dunkle Flächen auf einem selbst gestalteten Deckblatt: Ein Fax kommt schwarz-weiß an, dunkle Hintergründe erscheinen als dichtes Punktmuster. Mehr dazu im Ratgeber Dokument fürs Fax vorbereiten.
• Ein zweites Deckblatt: Haben Sie selbst schon eines gestaltet, schalten Sie das von FaxTonic aus. Sonst kommen zwei an.

Formular des Empfängers und Faxnummern je Abteilung

Was der Empfänger vorgibt, geht vor:

• Ein eigenes Formular oder Deckblatt: Füllen Sie es aus, unterschreiben Sie es, wenn verlangt, und scannen oder fotografieren Sie es. Fügen Sie es bei FaxTonic als eigene Datei hinzu und schieben Sie es in der Dateiliste ganz nach vorne. Das Deckblatt von FaxTonic steht aber immer vor allen Dateien: Soll das Formular die erste Seite sein, schalten Sie das Deckblatt von FaxTonic aus.
• Eine Faxnummer je Abteilung: Manche Behörden und Gerichte nennen für jede Abteilung eine eigene Nummer. Faxen Sie an die Abteilung, die Ihre Sache bearbeitet, und tragen Sie sie unter „Organisation des Empfängers“ ein, zum Beispiel „Amtsgericht Musterstadt, Familiengericht“. Wie Sie die richtige Nummer finden, steht im Ratgeber Faxnummer herausfinden und richtig eingeben.

Das kostenlose Deckblatt von FaxTonic

FaxTonic setzt vor jedes Fax ein Deckblatt, solange Sie den Schalter „Deckblatt hinzufügen“ im ersten Schritt nicht ausschalten. Es kostet nichts, zählt aber zu den höchstens 20 Seiten eines Faxes.

Pflicht ist nur „Ihr Name“, denn das Deckblatt muss den Absender nennen. Alle anderen Felder sind optional, und was Sie leer lassen, wird nicht gedruckt:

• Unter „Von“: „Ihr Name“, „Ihre Organisation“, „Ihre Telefonnummer“ und „Ihre E-Mail-Adresse“. Ein eigenes Feld für Ihre Anschrift gibt es nicht. Steht sie nicht im Schreiben, gehört sie in die Mitteilung.
• Unter „An“: „Name des Empfängers“ und „Organisation des Empfängers“. Die Faxnummer, die Sie im nächsten Schritt eingeben, druckt FaxTonic selbst dazu.
• „Betreff“ und „Mitteilung“ für den Anlass und ein paar Sätze an den Empfänger.
• „Vertraulichkeitshinweis am Seitenende drucken“ ist von Anfang an aktiviert. Lassen Sie das so, wenn der Hinweis aufs Deckblatt soll.

Gedruckt steht oben groß „TELEFAX“. Darunter folgen links unter „VON“ Ihr Name, Ihre Organisation und die Zeilen „Telefon“ und „E-Mail“, rechts unter „AN“ der Name des Empfängers, seine Organisation und seine Faxnummer. Ohne Empfängernamen steht die Faxnummer an dessen Stelle. Dann kommen drei Zeilen:

• „Datum“: Tag und Uhrzeit, zu denen FaxTonic den Gesamtpreis berechnet, nach der Uhr Ihres Geräts und mit dem Abstand zur koordinierten Weltzeit, zum Beispiel „27. Oktober 2026 um 14:05 (UTC+1)“. Das ist nicht die Sendezeit: Gesendet wird das Fax erst nach Ihrer Zahlung.
• „Seiten“: alle Seiten des Faxes, etwa „3 einschließlich Deckblatt“.
• „Betreff“, so wie Sie ihn eingetragen haben.

Darunter steht unter „MITTEILUNG“ Ihr Text, am Fuß der Seite der Vertraulichkeitshinweis. Ein Logo oder Werbung von FaxTonic kommt auf dem Deckblatt nicht vor. Bevor Sie bezahlen, zeigt FaxTonic die Seite unter „Ihr Deckblatt“ mit dem Satz „So erhält der Empfänger die erste Seite“. Mit „Vergrößern“ prüfen Sie jede Zeile.

Schalten Sie das Deckblatt aus, wenn Ihr Dokument schon eines hat, wenn das Formular des Empfängers die erste Seite sein soll oder wenn Ihr Dokument genau 20 Seiten hat.

Fax mit Deckblatt bei FaxTonic senden

1. Öffnen Sie FaxTonic und fügen Sie Ihr Dokument hinzu. FaxTonic nimmt die Formate PDF, JPEG und PNG an.
2. Lassen Sie „Deckblatt hinzufügen“ eingeschaltet, tragen Sie Ihren Namen ein und füllen Sie die Felder aus, die der Empfänger braucht.
3. Wählen Sie das Land und geben Sie die Faxnummer ein. FaxTonic druckt sie von selbst aufs Deckblatt.
4. Prüfen Sie unter „Ihr Deckblatt“ die Vorschau und den Gesamtpreis (1,49 € pro Seite an deutsche Faxnummern, das Deckblatt ist kostenlos) und zahlen Sie per Karte.
5. Nach der Zahlung öffnet sich die Statusseite. Dort steht „Zugestellt“, sobald das Empfangsgerät das Fax bestätigt hat.