Fax angekommen? Sendebericht, „OK“ und Statusseite richtig lesen

Der Sendebericht eines Faxgeräts

Ein Faxgerät oder ein Drucker mit Faxfunktion kann nach dem Senden einen Bericht drucken. Jeder Hersteller nennt ihn etwas anders, und nicht jedes Gerät druckt ihn von selbst:

• Brother spricht vom „Sendebericht“. Bei mehreren Geräten der Serie MFC-J, etwa dem MFC-J6960DW, enthält er laut Handbuch den Namen oder die Faxnummer des Empfängers, Datum und Uhrzeit, die Dauer der Übertragung, die Zahl der gesendeten Seiten und ob die Übertragung erfolgreich war. Unter „Einstell.“ (je nach Modell „Einst.“) > „Alle Einstell.“ > „Fax“ > „Berichte“ > „Sendebericht“ wählen Sie „Ein“ für einen Bericht nach jedem Fax, „Nur Fehler“ für einen Bericht nur bei einem Übertragungsfehler oder „Aus“. Die Varianten mit „(+Bild)“ drucken einen Teil der ersten Seite mit.
• Canon druckt bei der MAXIFY MB2000 series einen „SENDEBERICHT“ oder einen „FEHLERBERICHT SE“. Ab Werk druckt das Gerät nur den Fehlerbericht, und zwar nur bei einem Übertragungsfehler. Unter „Fax-Einstellungen“ > „Einstellungen für automat. Druck“ > „Sendebericht“ lässt sich einstellen, dass das Gerät nach jedem Senden einen Bericht druckt, auf Wunsch mit der ersten Faxseite.
• Epson nennt ihn im Handbuch der Serie WF-2930 „Übertragungsbericht“. Die Einstellung „Übertr.-Bericht“ unter „Fax“ > „Menü“ > „Vers.-Einst. faxen“ druckt ihn nach dem Versand, mit „Bei Fehler drucken“ nur bei einem Fehler.
• HP nennt ihn „Faxbestätigungsbericht“. Die Einstellungen dafür finden Sie laut HP am Bedienfeld des Druckers im Menü Faxen oder Einrichten.

Haben Sie schon gesendet, ohne dass ein Bericht herauskam, hilft vielleicht das Journal des Geräts. Die genannten Brother-Modelle drucken auf Wunsch den Sendebericht des zuletzt gesendeten Faxes nach und ein Faxjournal mit den letzten 200 gesendeten und empfangenen Faxen. Die MAXIFY MB2000 series von Canon druckt einen „AKTIVITÄTSBER.“ mit den letzten Faxübertragungen, ein HP-Drucker ein Fax-Transaktionsprotokoll.

Was „OK“ bedeutet und was nicht

Bei Brother steht „OK“ neben „ÜBERTR“, wenn die Übertragung erfolgreich war, und „FEHLER“, wenn nicht. „OK“ heißt also nur: Aus Sicht des sendenden Geräts ist die Übertragung gelungen. Was der Vermerk nicht zeigt:

• Ob es die richtige Nummer war. Das sendende Gerät kann nur feststellen, dass unter der gewählten Nummer ein Faxgerät die Seiten angenommen hat. Haben Sie sich verwählt und antwortet dort ebenfalls ein Faxgerät, steht deshalb trotzdem „OK“ auf dem Bericht. Vergleichen Sie also Namen oder Nummer des Empfängers auf dem Bericht mit der Nummer, die Sie wählen wollten. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) nennt neben falsch gewählten Nummern auch Fehlschaltungen im öffentlichen Telefonnetz als Grund, warum ein Fax beim falschen Empfangsgerät landen kann.
• Ob das Fax gedruckt wurde. Ein Drucker mit Faxfunktion legt empfangene Faxe unter Umständen nur in seinem Speicher ab. Für seine Drucker der TR4700 series nennt Canon dafür fehlendes Papier, ein falsches Papierformat und zu wenig Tinte. Ist ein solcher Drucker so eingestellt, dass er auch ohne Tinte druckt, und geht sie dabei aus, kommt der Inhalt laut Canon als leere Seite heraus und wird aus dem Speicher gelöscht.
• Ob alles lesbar ist und jemand es gelesen hat. Laut BSI kann ein Fax durch Störungen auf dem Übertragungsweg unvollständig oder unlesbar ankommen, und oft glauben die Absender, es sei ordnungsgemäß übermittelt worden.

Steht „FEHLER“ auf dem Bericht, ist die Übertragung gescheitert. Auf dem „FEHLERBERICHT SE“ der MAXIFY MB2000 series von Canon steht dann eine Fehlernummer, bei manchen Fehlern auch die Ursache. Woran es liegen kann und was Sie vor dem nächsten Versuch prüfen, steht im Ratgeber Fax kommt nicht an.

Welches Gewicht der „OK-Vermerk“ hat, wenn über den Zugang einer Kündigung gestritten wird, erklärt der Ratgeber Kündigung per Fax. Was bei Fristen gegenüber Gerichten zählt, steht in Fax ans Gericht ohne Anwalt.

Was „Zugestellt“ bei FaxTonic bedeutet

Nach der Zahlung landen Sie auf der Statusseite Ihres Faxes, die sich von selbst aktualisiert. Solange das Fax unterwegs ist, steht dort „Wird gesendet“. Hat das Empfangsgerät die Seiten bestätigt, wechselt die Anzeige zu „Zugestellt“ mit der Überschrift „Ihr Fax ist angekommen“ und einem Satz wie „Das Faxgerät unter +49 ••••••••78 hat den Empfang von 3 Seiten bestätigt.“ Außerdem sehen Sie:

• Die Uhrzeit: Unter „Fortschritt“ steht in der Zeile „Zugestellt“ der Vermerk „Vom Empfangsgerät bestätigt“ mit der Uhrzeit, zu der FaxTonic diese Bestätigung erhalten hat. Alle Zeiten erscheinen in der Zeitzone Ihres Handys oder Computers, Datumsangaben ohne Jahr.
• Die Nummer, teilweise verdeckt: nur die Ländervorwahl und die letzten zwei Ziffern. Etwa 30 Tage nach der Zustellung verschwinden auch sie.
• Betrag und Referenz: unter „Bezahlt“ den Preis des Faxes und unter „Details“ die Referenz.

Wie das „OK“ eines Sendeberichts sagt „Zugestellt“ nur, dass ein Faxgerät unter der gewählten Nummer die Seiten angenommen hat. Die Statusseite hält fest, dass FaxTonic Ihr Fax gesendet hat. Ein Nachweis, dass es beim richtigen Empfänger angekommen ist, ist sie nicht. Für ein zugestelltes Fax gibt es keine Erstattung, auch wenn es an eine falsche Nummer ging.

FaxTonic stellt keinen Sendebericht aus, auch keinen qualifizierten mit einem Bild der ersten Seite, und verschickt keine Bestätigung als PDF. Machen Sie deshalb ein Bildschirmfoto der Statusseite, sobald dort „Zugestellt“ steht, und notieren Sie dazu das Jahr und die vollständige Faxnummer.

Bewahren Sie auch den Link zur Statusseite auf, etwa über „Link zu dieser Seite kopieren“. Ein Konto gibt es nicht, der Link ist also Ihr einziger Weg zurück. Wer ihn hat, kann die Seite öffnen: Geben Sie ihn nur weiter, wenn es nötig ist. Behalten Sie außerdem eine Kopie Ihres Dokuments, denn FaxTonic löscht es, sobald das Fax zugestellt ist.

Steht auf der Statusseite „Nicht zugestellt · Erstattung läuft“ oder „Erstattet“, ist das Fax nicht angekommen. Der Preis geht dann automatisch auf Ihre Karte zurück, abzüglich einer Gebühr von 0,25 € + 2,9 %. Den vollen Betrag erstatten wir, wenn unser Faxdienstleister das Fax schon bei der Übergabe ablehnt. Mehr dazu in Fax kommt nicht an.

Der Zahlungsbeleg

Im Schritt „Prüfen und bezahlen“ gibt es das optionale Feld „E-Mail-Adresse für den Zahlungsbeleg“. Tragen Sie dort eine Adresse ein, kann Ihnen unser Zahlungsdienstleister Stripe den Beleg dorthin senden. FaxTonic speichert die Adresse nicht.

Der Beleg zeigt, dass Sie bezahlt haben, nicht, dass das Fax angekommen ist. Legen Sie ihn zum Bildschirmfoto der Statusseite.

Beim Empfänger nachfragen

Ob der richtige Empfänger Ihr Fax hat, erfahren Sie sicher nur von ihm. Für Fälle mit erhöhtem Schutzbedarf schlägt das BSI Behörden und Unternehmen vor, wichtige Faxe vorher anzukündigen und sich bei vertraulichen den vollständigen Erhalt bestätigen zu lassen, etwa per Telefon. Das hilft auch Ihnen:

• Vorher ankündigen: Sagen Sie dem Empfänger, dass ein Fax kommt, worum es geht und wie viele Seiten es hat.
• Um Bestätigung bitten: Auf dem kostenlosen Deckblatt von FaxTonic können Sie Ihre Telefonnummer oder E-Mail-Adresse angeben und in der „Mitteilung“ um eine kurze Bestätigung bitten. Was sonst aufs Deckblatt gehört, steht in Fax-Deckblatt. Eine Antwort per E-Mail können Sie zu Ihren Unterlagen legen.
• Anhaltspunkte nennen: Nennen Sie Tag und Uhrzeit von der Statusseite, die Zahl der Seiten und den Absendernamen auf dem Deckblatt. Am eigenen Gerät kann der Empfänger nachsehen: Die genannten Brother-Modelle drucken ein Faxjournal, in dem empfangene Faxe mit „RX“ markiert sind. Bei einem Canon-Gerät der MAXIFY MB2000 series zeigt der „AKTIVITÄTSBER.“ die letzten Faxübertragungen.
• Wenn er nichts findet: Was Sie dann prüfen, etwa die letzten zwei Ziffern der Nummer oder eine Weiterleitung per E-Mail, steht im Ratgeber Fax kommt nicht an.

Läuft eine Frist, senden Sie früh genug, damit Zeit für eine Rückfrage und notfalls ein zweites Fax bleibt.

Fax mit FaxTonic senden und die Zustellung verfolgen

1. Öffnen Sie FaxTonic und fügen Sie Ihr Dokument hinzu. Tragen Sie auf dem kostenlosen Deckblatt Ihren Namen und eine Telefonnummer oder E-Mail-Adresse für Rückfragen ein.
2. Wählen Sie das Land, geben Sie die Faxnummer ein und notieren Sie sie vollständig für Ihre Unterlagen.
3. Tragen Sie eine E-Mail-Adresse für den Zahlungsbeleg ein, wenn Sie einen möchten. Prüfen Sie den Gesamtpreis, 1,49 € pro Seite an deutsche Faxnummern, und zahlen Sie per Karte.
4. Verfolgen Sie das Fax auf der Statusseite, bis dort „Zugestellt“ oder „Nicht zugestellt · Erstattung läuft“ steht, und machen Sie ein Bildschirmfoto davon.
5. Notieren Sie das Jahr dazu und speichern Sie den Link zur Statusseite.